Prezentarea de catre beneficiarul aplicatiei a unei specificatii tehnice care sa contina principalele caracteristici dorite ale produsului. Aceasta prezentare se face mai mult din punct de vedere managerial si nu al unui programator.

Furnizorul de software studiaza specificatia tehnica initiala si stabileste un numar de persoane din partea lui care vor participa la faza de stringere de informatii detaliate (business requirements) la sediul beneficiarului. Aceste persoane nu sunt programatori. Ele trebuie sa inteleaga cit mai bine ce doreste beneficiarul. Tot aici se stabilesc si persoanele din partea beneficiarului care vor participa la aceasta operatiune, preferabil ca aceste persoane sa fie conduse de catre managerul de proiect din partea beneficiarului.

Se semneaza un contract pentru faza de stringere de informatii in care sunt trecute explicit numele persoanelor din partea beneficiarului si a furnizorului care participa la aceasta operatiune si termenul la care se termina aceasta operatiune. Persoanele din partea beneficiarului care participa la aceasta operatiune trebuie sa fie disponibile cit mai mult si sa nu aiba alte sarcini de servici care sa-i deruteze de la aceasta operatiune. Contractul se negociaza si se plateste de catre beneficiar.

Faza de stringere de informatii dureaza intre 2 si 4 saptamini, in functie de complexitatea aplicatiilor. In aceasta faza beneficiarul va fi incurajat sa prezinte mai detaliat modulele pe care le doreste, functionalitatea acestora, algoritmii de calcul, modalitatile de validare, regulile sale specifice ce trebuie implementate in aplicatie. Se dau informatii privind numarul mediu de documente ce vor fi prelucrate, numarul aproximativ de informatii care vor fi introduse in baza de date, numarul si formatul listelor principale pe care le doreste. Pentru o parte din module, beneficiarul poate prezenta si poza unor ecrane pentru preluarea datelor in viziunea sa, form-uri nefunctionale execute de exemplu in Visual Basic. Pe baza acestora, furnizorul de aplicatii isi face o idee privind complexitatea aplicatiei, poate dimensiona aproximativ necesarul de forta de munca. Tot in aceasta perioada se face si inspectarea hardware-ului beneficiarului, a retelei, a tipurilor de imprimante, a numarului de posturi de lucru pentru stabilirea solutiilor care se vor alege.

Dupa terminarea fazei de stringere a specificatiilor, furnizorul de software stabileste o echipa care este compusa din arhitectul proiectului, coordonatorul de proiect (project manager) si programatorul principal care trece la redactarea caietului de sarcini. Specificatiile sunt din ce in ce mai precise, aplicatia se sparge in cit mai multe module distincte care pot fi realizate si urmarite separat, modul de emitere a listelor (daca sunt TXT sau PDF). Se descriu fazele de elaborare a aplicatiei si termenele aproximative de predare partiala, de predare a versiunilor beta pentru training-ul si controlul calitatii la beneficiar. Totodata se stabilesc si termenele aproximative de prezentare in fata managerilor beneficiarului a versiunilor demonstrative.

In baza acestui document emis de catre furnizorul de software si care prezinta modul in care el a inteles aplicatia solicitata si capacitatea sa de a livra aplicatia in forma ceruta se face si oferta de pret. Documentul acesta trebuie sa cuprinda 90% din facilitatile si functionalitatile cerute de beneficiar, de obicei acelea pe care furnizorul de software are siguranta ca le poate implementa cu un cost sigur si la niste termene sigure, "carnea" aplicatiei pentru care poate fi relativ usor estimate costurile, necesarul de forta de munca. Pentru restul de 10% care reprezinta problemele mai delicate se lasa loc pentru anexele la contract.

Se negociaza "la sange" contractul pe baza ultimelor specificatii tehnice elaborate de catre furnizorul de software si agreate de beneficiar.

Se semneaza contractul care trebuie sa stabilesca neaparat urmatoarele:
* suma de plata contractata pentru pachetul de baza rezultat din specificatiile tehnice
* suma acordata ca avans (15-20% din valoarea aplicatiei)
* termenul final aproximativ de livrare a aplicatiei
* termenele partiale de livrare a aplicatiei in forma beta pentru certificarea de catre beneficiar a conformitatii aplicatiei si aprobare a platilor partiale
* termenele partiale de plata (uzual 2 facturi pe luna)
* sedintele pentru prezentarea de demo-uri pentru echipa manageriala a beneficiarului
* persoana din partea beneficiarului care raspunde de proiectul respectiv si care raspunde de conformitatea aplicatiei cu specificatiile tehnice
* numarul aproximativ de ore si oameni care vor fi prezenti la sediul beneficiarului pentru documentare, pentru investigare hardware
* persoana din partea beneficiarului care raspunde de controlul calitatii la beneficiar
* modalitatea in care beneficiarul va testa versiunile preliminare ale aplicatiei, termene, tipul si numarul datelor de proba
* modalitatea de raportare a defectiunilor, preferabil direct in sistemul de bug-tracking al furnizorului aplicatiei
* modalitatea de desfasurare a sedintelor tehnice saptaminale la beneficiar (fata in fata sau prin teleconferinta)

Odata semnat contractul se trece la executarea lui. Furnizorul de software incepe sa se organizeze si stabileste echipa de lucru

Saptaminal , conducatorul de proiect al beneficiarului organizeaza o sedinta de lucru la el la care este preferabil sa participe si coordonatorul de proiect al furnizorului de soft. In aceste sedinte care pot fi tinute si prin teleconferinta (telefon, web) se verifica stadiul la care a ajuns proiectul, se evalueaza in procente cam cit la suta din "cutare" modul a fost terminat, se verifica incadrarea in niste termene. Se rezolva anumite probleme aparute pe parcurs ("nu ati dat algoritmul de calcul al concediilor medicale"). Se evalueaza starea controlului calitatii la beneficiar si numarul de defecte raportate de catre beneficiar pe versiunile beta care au fost predate. Sedintele se stabilesc si se anunta cu o saptamina inainte. Conducatorul de proiect al beneficiarului poate solicita ca anumite module sa intre in faza de proiectare si realizare mai repede decit altele datorita unor conditii specifice ("vreau ca modulul de bilant sa fie gata pana la 15 Decembrie ca sa-l putem testa, si aminati modulul de gestiune a stocurilor ca oricum nu ma intereseaza acum"). Toate concluziile sedintei de lucru saptaminale se trec intr-un document scris care este trimis ambelor parti.

Ocazional, furnizorul de software stabileste cu coordonatorul de proiect anumite zile in care o echipa din partea furnizorului se deplaseaza la sediul beneficiarului pentru documentare, pentru negocierea unor solutii tehnice, pentru a asista la procesul de testare, pentru a cere lamuriri suplimentare. Deplasarile pot fi organizate si la cererea beneficiarului. Aceste deplasari se platesc separat de catre beneficiar si ele sunt aprobate de catre coordonatorul de proiect al beneficiarului care se asigura si ca personalul care colaboreaza la acest proiect este liber si disponibil in ziua stabilita.

Odata la 3 luni, cei doi coordonatori de proiect ale celor doua parti stabilesc cu 2 saptamini inainte sedinta cu echipa manageriala a beneficiarului pentru prezentarea produselor demo, faze intermediare ale aplicatiei. Acestea sunt esentiale ca beneficiarul sa aiba permanent convingerea ca se lucreaza la aplicatia respectiva, ca se avanseaza permanent si ca banii pe care el ii da periodic sunt cheltuiti cu rost.